Privacy statement

Wij, van Zach. hechten waarde aan het vertrouwen wat u in ons stelt en wij zien het als onze taak de door u aan ons toevertrouwde persoonsgegevens vertrouwelijk te behandelen en dit vertrouwen niet te beschamen. Bij persoonsgegevens gaat het om alle informatie over een persoon. Ook gegevens die indirect iets over iemand zeggen, zijn persoonsgegevens. Met het onderstaande wordt uitvoering gegeven aan de in de AVG neergelegde informatieplicht aan de betrokkene(n) wiens persoonsgegevens wij verwerken. 

Dit houdt in dat wij ook diverse procedures hebben opgenomen binnen ons bedrijf en tevens qua beveiliging en vertrouwelijkheid volgens de ontwikkelingen van deze tijd onze taak uitvoeren. 

In deze privacy verklaring treft u het door ons geformuleerde en geïmplementeerde beleid aan met betrekking tot de verwerking zelf, het doel van de verwerking en de mogelijkheden en rechten die u als betrokkenen heeft. 

Grondslag van onze verwerkingsplicht – en recht 
Wij verkrijgen de persoonsgegevens van u via e-mail, telefoon, per brief of mondeling. Verwerking gebeurt door ons uitsluitend op basis van de hierna te noemen gronden als bedoeld in artikel 6 van de AVG: 

– wettelijke verplichting
– uitvoering van een overeenkomst 
– verkregen toestemming van betrokkene(n) 
– gerechtvaardigd belang 

Doel van de persoonsgegevens die wij verwerken 
Wij verwerken persoonsgegevens om diensten aan te kunnen bieden, dienstverlening te kunnen verbeteren en om persoonlijk met u als betrokkene te kunnen communiceren. Voor evaluatie van onze dienstverlening vragen wij u om ons te beoordelen in een tevredenheidsonderzoek. U als betrokkene maakt zelf de keuze hieraan deel te nemen en daarvoor persoonsgegevens achter te laten. Op dit moment hebben wij nog geen nieuwsbrief die wij aan u als onze klant versturen. Wij bloggen wel op Facebook en LinkedIn via onze website. U kunt onze pagina’s likken en volgen. 

Wij verwerken de hierna genoemde persoonsgegevens uitsluitend voor de hierna te noemen doeleinden: 

  • het verlenen van juridische diensten, waaronder de uitvoering van een overeenkomst en het voeren van (gerechtelijke) procedures 
  • innen van declaraties 
  • advisering, bemiddeling en verwijzing 
  • voldoen aan onze juridische en wettelijke verplichtingen 
  • marketing- en communicatie activiteiten 
  • werving en selectie (sollicitatie)

Hieronder treft u een overzicht van welke persoonsgegevens die wij verwerken: 

  • Voor- en achternaam; 
  • Adresgegevens; 
  • Telefoonnummer; 
  • E-mailadres; 
  • BTW nummer; 
  • KvK nummer; 
  • Wij dienen ons te vergewissen van uw identiteit, via uw ID bewijs. Deze dient u ingeval van een kopie aan te passen zodat de foto en uw BSN zijn afgeschermd; 
  • Overige persoonsgegevens via in correspondentie en telefonisch contact; 
  • (Digitale) stukken die u ons verstrekt ten behoeve van onze werkzaamheden; 
  • Gegevens over surfgedrag op onze webpagina’s; 
  • Internetbrowser en apparaat type; 

Voornoemde persoonsgegevens verwerken wij te allen tijde omdat deze door u als betrokkene op eigen initiatief aan ons verstrekt, in het kader van de dienstverlening zijn verkregen, door derde partijen aan ons kenbaar zijn gemaakt, waaronder wederpartijen, of via openbare bronnen bekend zijn geworden. 

Delen van persoonsgegevens met derden 
Wij delen uw persoonsgegevens met derden indien als dit strikt noodzakelijk is en past binnen de hiervoor beschreven doeleinden. Hierbij valt te denken aan waarneming van de praktijk door een andere advocaat, het (laten) uitvoeren van een deskundigheidsonderzoek of het inschakelen van een andere derde partij namens en in opdracht van ons, zoals een IT-leverancier, maar ook het verstrekken van uw persoonsgegevens in verband met (gerechtelijke) procedures of correspondentie met de wederpartij. 

Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens verstrekken aan een derde partij, zoals een toezichthouder of een andere met openbaar gezag beklede instantie, voor zover daartoe een wettelijke verplichting bestaat. 

Met de derde partij die namens en in opdracht van ons uw persoonsgegevens verwerkt, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten waardoor die derde partij eveneens gehouden is tot naleving van de AVG. Door ons ingeschakelde derde partijen, die als verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden, zijn voor de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de naleving van de AVG. Hierbij valt te denken aan een accountant, notaris, ingeschakelde andere derde partij ten behoeve van een second opinion of deskundigenrapport. 

Opgemerkt dient te worden dat wij zoveel als (wettelijk) mogelijk is voor ons altijd om uw toestemming zullen vragen. 

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren 
Wij bewaren uw persoonsgegevens vanzelfsprekend in overleg met u en niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld, dan wel wet- en regelgeving van ons eist. 

Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens: 

  • zaakdossiers: vijf jaar bewaren na het afsluiten van een zaak (7:412 BW); 
  • administratieve gegevens: zeven jaar bewaren (het betreft hier onder meer de financiële administratie). 

Wat betreft het bewaren van zaakdossiers moet er ook rekening worden gehouden met de aansprakelijkheid van advocaten voor beroepsfouten. De verjaringstermijnen hiervoor bedraagt vijf jaar; de verjaringstermijnen voor aansprakelijkheid op basis van artikel 3:310 BW twintig jaar. U dient bij het bewaren van dossiers rekening te houden met deze Volgens verjaringstermijnen. De meest eenvoudige manier is om alle zaakdossiers tot twintig jaar na afsluiting te bewaren in een archiefruimte of –depot. Dossiers moeten ook worden bewaard nadat de praktijk is neergelegd en wanneer een advocaat is overleden. 

De bewaartermijnen (bijv. het jaar 2023) kunnen ingevoerd worden in het registratiesysteem, deze termijn kunt u ook op het dossier (en eventueel digitaal) vermelden. De dossiers kunnen op volgorde van de toegekende bewaartermijn worden opgeborgen in de archiefruimte. Zo is per jaar inzichtelijk van welke dossiers de bewaartermijn is verstreken. Op basis van het  dossiernummer en de toegekende bewaartermijn is het dossier altijd terug te vinden. 

Wat doen wij om uw persoonsgegevens te beveiligen: 
Wij nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Wij zorgen ervoor dat wij rekening houdend met de stand van de techniek, voor passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. Als u van mening bent dat uw gegevens niet voldoende beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op via info@zach.nl. 

Statistieken en cookies 
Wij houden gebruiksgegevens bij van de website(s) voor statistische doeleinden. De langs deze weg verzamelde persoonsgegevens zijn in beginsel anoniem en worden door ons niet door verkocht aan derden. Teneinde het gebruiksgemak van de website(s) te vergroten, wordt gebruik gemaakt van zogenaamde ‘cookies’. Een cookie is een klein tekstbestand dat tijdens uw bezoek op onze website(s) op bijvoorbeeld uw computer, tablet of smartphone wordt geplaatst. U kunt het gebruik van deze cookies op elk gewenst moment weigeren, hoewel dit de functionaliteit en het gebruiksgemak van de website(s) kan beperken. 

Onze website www.therenewables.nl maakt gebruik van cookies van Google Analytics om, in hoofdlijnen, het gebruikersgedrag en algemene trends te volgen en rapportages te verkrijgen. Dit helpt om de werking van de website(s) te verbeteren. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht of voor zover derde partijen de informatie namens Google verwerken. Door gebruik te maken van onze website geeft u toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven. Eveneens worden cookies geplaatst door het gebruik van buttons en/of links, zoals hiervoor onder ‘Gebruik social media’ is omschreven. Wij hebben geen invloed op het plaatsen en gebruik van cookies door die derde partijen. 

Op de website van de Autoriteit Consument en Markt (https://www.consuwijzer.nl/telecom-post/internet/privacy/uitleg-cookies) leest u meer over cookies en hoe u deze kunt blokkeren of verwijderen. 

Social media 
Op de website(s) van ons kantoor www.therenewables.nl zijn knoppen (ook wel buttons genaamd) en/of links opgenomen om webpagina’s te kunnen promoten of delen op sociale (media) netwerken of websites van derden, zoals Twitter, Instagram, Linkedin en Facebook. Wij houden geen toezicht op en is niet verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens door en via zulke derde partijen. Het gebruik van die media is dus voor uw eigen risico. Voordat u van die diensten van derde partijen gebruik maakt, is het raadzaam eerst de privacyverklaring van die derden door te lezen. 

Op onze website bieden wij een blog of forum aan die vrij toegankelijk is. Alle informatie die hierop wordt geplaatst, kan door een ieder, dus willekeurige derde partij, worden gelezen, verzameld en gebruikt. Een verzoek om persoonsgegevens te verwijderen uit een blog of forum kan worden ingediend via de contactgegevens onder ‘Privacy rechten van betrokkenen’. Wij proberen zoveel als mogelijk persoonsgegevens uit een blog of forum te verwijderen, maar kunnen dit niet garanderen. In een reactie op uw voornoemde verzoek geven wij dan aan dat het niet gelukt is en ook om welke reden. In het geval u als betrokkene persoonsgegevens post via een applicatie van een derde partij (via social media), dan is die derde partij of de beheerder van de applicatie het aanspreekpunt bij dergelijke verzoeken om verwijdering of andersoortige privacy vragen. 

Wijziging privacyverklaring 
Wij behouden ons het recht voor om de inhoud van deze privacyverklaring op ieder gewenst moment zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen. Aanpassingen van deze privacyverklaring worden op de website van ons kantoor gepubliceerd. Raadpleeg daarom met regelmaat onze website. 

Vragen of contact 
Bij vragen of opmerkingen over de verwerking van uw persoonsgegevens en deze privacyverklaring kunt u contact opnemen met mr. E.G.M. Zachariasse, esther@zach.nl.